この記事では当サイトの制作テーマ「DENTAL & CLINIC」で利用している、WordPress予約プラグイン「MTS Simple Booking-C」の管理方法について解説します。当方で制作したサイトの運営者様のほか、他社で制作したサイトの運用でお困りの方も参考にしていただければ幸いです。制作者向けの内容ではありませんのでご注意ください～。
MTS Simple Booking-Cの初期設定項目
ここで紹介する初期設定項目は制作会社側で適切に設定済みですので、基本的には納品後に変更する必要はありません。ただしサービス内容や事業者情報に変更があった場合に、制作会社に依頼をしなくても運営者自身で変更できるように、頭の片隅にいれておくと良いでしょう。
各項目には簡単な解説がついていますので、ここでは特に重要な項目だけ解説していきます。
予約パラメータ
「管理画面 ＞ 予約システム ＞ 各種設定」 では基本的な項目を設定します。
「予約パラメータ」のタブを開きます。
管理画面 ＞ 予約システム ＞ 各種設定 ＞ 予約パラメータ
- 【予約の受付】 一時的に予約受付を停止したい時にチェックを外します
- 【予約中止中のメッセージ】 上記チェックを外した際のメッセージを変更できます
- 【予約受付開始】 予約時刻から何時間（何日）前に受付を締め切るか設定します
- 【予約受付期間】 予約可能期間を設定します
「予約受付開始」の項目の解説では「予約は指定された日時以降から受け付けが開始されます。」とありますが、正直言うとちょっとわかりにくいですね。。。 要は「予約時間から逆算して何時間前に受付を締め切るか？」ということです。午前11時に予約したい場合、この項目が1時間だと午前10時以降は予約ができなくなり、この項目が6時間だと午前5時以降に予約ができなくなります。
施設情報
「施設情報」のタブを開きます。
管理画面 ＞ 予約システム ＞ 各種設定 ＞ 予約パラメータ
このページには事業者情報を入力する欄が並んでいます。この内容はサイト上には表示されていませんが、実はお客様に送信される自動返信メールの中に反映されています。
「ここに入力した内容、どこにも使ってないじゃないか」と消してしまってはいけません！ 電話番号などが代わった際には、速やかに変更しましょう。
この中で最も重要な項目は「E-Mail」です。WEB予約を受け付けた際には、ここに入力されたメールアドレスにお知らせメールが届きます。サイト管理者のアドレス（管理画面 ＞ 設定 ＞ 一般 ＞ メールアドレス）ではありませんのでご注意ください。
予約メール
「予約メール」のタブを開きます。このページでは「予約フォーム」と「自動返信メール」の内容を設定します。
管理画面 ＞ 予約システム ＞ 各種設定 ＞ 予約メール
「入力項目設定」の各項目は「任意/必須/不要」の３つから選択することができ、ここで設定した内容はWebサイト上の予約フォームに反映されます。普段から予約フォームの動作確認をすることは稀ですので、この箇所も反映場所を知らずに設定を変更しないよう注意が必要です。
Webサイト上の予約フォーム
「メール前文」および「メール後文」は自動返信メールの内容です。%NAME%などの文字列は変数と呼ばれるもので、予約フォームに入力されたお客様情報や、さきほどの「施設情報」タブで設定した事業者情報を取得して表示することができます。事業者側の情報に関しては変数を使わずに直接メール内に記入してもOKです。
予約品目
つぎに「管理画面 ＞ 予約品目」を開きます。ここでは予約を受け付ける項目名、時間割、定員などの設定をします。
管理画面 ＞ 予約品目
時間割や定員数を変更したい場合は予約品目の編集画面に進み、内容を編集してください。
管理画面 ＞ 予約品目 ＞ 予約品目の編集
スケジュール登録
月ごとの営業カレンダーは「管理画面 ＞ 予約システム ＞ スケジュール」で管理します。
管理画面 ＞ 予約システム ＞ スケジュール
各日付の一番上の行にチェックを付けた日が予約可能日になります。曜日の欄のチェックをつけることで一括でチェックをつけることができます。
２番目の行に整数（1/2/3、-1/-2/-3など）を入力することで、予約枠を増減することができます。
３番目の行は通常使用しません（事前に制作業務が発生しますが、ここにredと入力してWeb上の表示を赤文字にしたりします）。
予約受付後の対応
予約メールの確認
予約を受け付けると、お客様には自動返信メールが、運営者には予約確認メールが届きます。
- 自動返信メール → 予約フォームに入力したお客様のアドレス宛て
- 予約確認メール → 「管理画面 ＞ 予約システム ＞ 各種設定」に入力した運営者のアドレス宛て
ここからのメール対応は事業者により異なります。自動返信メールに加えて、担当スタッフがより詳細な確認メールをお客様にお送りするのが一般的です。予約後のメール対応は、自動返信メールの内容も含め定期的に見直しをして、お客様に不明点を感じさせないようにすることが大切です。
予約の確認・編集
受け付けた予約は「管理画面 ＞ 予約システム ＞ 予約リスト」から確認できます。
管理画面 ＞ 予約システム ＞ 予約リスト
予約ごとに内容を編集することが出来ます。編集画面で「確認」のチェックをつけると、上記予約リストの「確認」の列が禁止マークからチェックマークに変わります。
管理画面 ＞ 予約システム ＞ 予約リスト ＞ 予約の編集
上の赤枠の箇所にチェックをつけると前ページの確認の列に反映されます。この確認機能の利用は必須ではありませんので、運営者様のほうで活用方法を検討してみてください。
予約の追加
手動で予約を追加したい場合は、「管理画面 ＞ 予約システム ＞ 追加・編集」の項目を使います。「追加・編集」に進むと、上で解説した予約の編集画面が何も入力されていない状態で開きますので、必要な項目を入力していきます。
さいごに
このプラグインはWEB上での予約受付を管理することができますが、メールは管理することができません。サービス内容によっては、予約受付後にお客様との連絡が必要なこともありますので、メール管理体制の準備もとても重要です。
